处理意料之外的专案－工业工程网 _ 工业工程网
处理意料之外的专案不管一家公司的专案管理结构如何，对於专案经理来说，最感到头痛的莫过於处理意料之外的专案了。对於CIO们来说，情况也是如此，因爲他们经常要爲如何解决人事需求、调整专案时间表而做出决定。
对於专案经理们来说，如何重新分配专案资源、实现公司目标，处理好意料之外的专案可不是一件简单的事情。在这篇文章，我将和大家一起就相关问题进行探讨，看看如何通过专案管理的最佳实践来取得意料之外的专案的成功。
专案批准的最佳实践
专案管理通常是从对公司高级管理层批准的专案进行有效的计划开始的。在各家公司内部，专案批准和计划的过程已经有序的建立起来，其中包括对投资回报、专案周期、现有价值或决策结构的分析以及{词语被屏蔽}的决策支援系统。
由於处於公司的专案计划之外，意料之外的专案往往难以严格的遵循公司的分析和批准过程。但是，如果能够尽可能多的遵循分析和批准过程，就能够尽可能的提高意料之外的专案的成功几率。
有一些意料之外的专案之所以需要完成，仅仅是由於公司中某一铁腕人物认爲有必要这样做。对於这些专案要格外小心。因爲，这些专案通常是不经过任何分析过程的，这就使它们更加难於管理。
除了这些专案之外，大多数意料之外的专案都是由於业务环境的变化而産生的。但是，不管一个新专案産生的原因如何，专案小组都要努力去有效的实现公司的专案目标，并且还要保证现有专案的顺利完成。
可供选择的方式
要想取得意料之外的专案的成功，可以选择多种方式。
重新配置资源
资源的重新配置包括在专案小组中增加新的成员，以减轻现有员工的工作压力。但是有一点必须注意，那就是新员工要花费一定的时间去适应工作岗位，并且一名工作经验丰富的员工能够完成的工作通常需要多名新手一起合作才能完成。
我记得位於财富五百强之一的一家金融机构曾经进行过这样一个专案，将应用作业系统转换爲Windows NT。爲了按时完成专案，专案小组增加了一名新的测试人员。这名测试人员在这方面毫无工作经验。爲了帮助他适应工作，小组指派了一名经验丰富的员工对他进行培训，花费了大量的培训时间。事後，我对这两名员工的工作时间进行了分析，发现，如果小组中没有增加这名新手的话，经验丰富的那名员工就可以把对新手进行培训的时间用在自己的测试工作上，那样整个专案的工期反倒可以更短。这个例子给我们上了很好的一课，专案小组在增加新员工时必须慎重行事，只有新员工能够立即胜任工作，他的到来才有意义。
快速跟踪
快速跟踪包括将专案的设计和建筑阶段融爲一体，以节省专案时间。一旦设计标准得以确定，建筑小组就可以立即开展自己的工作，直到专案的设计和建筑阶段在近乎相同的时间内完成。
然而，这种方式的问题在於，一旦专案的设计发生了改变（事实上这种情况是经常发生的），建筑小组围绕原来的设计所开展的工作就全都白费了。本来可以节省的专案时间会大大缩短甚至完全消失，更爲严重的是，整个专案的时间还有可能因此而延长。这种方式对於专案小组较爲熟悉的重复性专案要比对於那些新的处於探索阶段的专案更爲有效。
另外两种选择
在处理意料之外的专案时，可以采用一些在以往相似的专案上行之有效的方法。有一些好的专案管理工具中已经融合了这些方法，对於专案小组来说，所要做的就只是了解如何去使用这些工具罢了。
有时候对正在进行的专案所进行的附加分析可能能够帮助专案小组更好的了解现有专案的需求。
好工具必不可少
很多领域都离不开专案管理的最佳实践，而专案管理的最佳实践又离不开好的专案管理工具。
有效的专案管理工具能够帮助专案小组将所有的专案及其资源配置融合到统一的专案计划中去。任何新的意料之外的专案都能够被添加到统一的计划当中。
现在市场上有多种专案管理工具可供选择，我自己就曾经应用过一些。根据我自己的经验，我认爲Microsoft Project是最爲有效和最具价值的专案管理工具。同{词语被屏蔽}的一些专案管理工具相比，它能够提供相似的专案管理功能，但价格却低廉的多。如果再考虑到专案小组的成员学习使用这种新工具所需要花费的时间的话，这种工具就更具优势了，因爲它的使用简单易学，很多人都已经非常熟悉了。
但是有一点需要说明，那就是对於一些小型专案来说，Excel就已经足够了。Project更使用於比较大型的专案，能够在合理的价格基础上满足专案小组的需求。
最近，我一直在留意Microsoft Project 2002 Professional 和Project Server 2002的综合应用，发现对於那些需要对多个专案和多种资源进行管理的公司来说，它们的综合应用能够带来一些实际优势。到目前爲止，这种新的套装软体要比以往版本的Microsoft Project性能更爲优越。Project 2002的用户介面更爲简单，并且增强了专案经理的控制能力。同Project Server 2002综合应用，其功能就更爲显着了。
让正确的工具和方式发挥作用
不管专案小组选择采用哪种工具、哪种方式，任何新专案想要取得成功都离不开交流和沟通。
从专案的开始阶段起，专案经理就应该就可能出现的变化同公司的高级管理人员、股东以及客户进行交流。 爲了保持一定的灵活性，专案小组可以同时向公司提供多种可供选择的方案。通过专案管理的最佳实践，意料之外的专案同样可以取得成功.
--文章来源：互联网
上一文章:专案管理＝竞争力
下一文章:如何准备专案 等二十年 我还会回来看LZ的 目测 火不了。 马上毕业，再来看看这个论坛 支持下 很好的资料 工业工程，很不错 小手一抖，积分到手！ 前排支持下分享 谢谢楼主，共同发展 潜水出来冒泡