邮件外包趋势已成 中小企业可从中获利
对大部分企业员工而言，email是他们与同事及客户之间共享信息的一种快速有效的方式。然而对IT经理来说，email难以治理的特点往往会耗费他们大量的时间，与宝贵的IT资源，同时还需承担安全风险与法规责任。正因如此，有越来越多的公司开始将email治理工作外包给第三方。根据分析机构Gartner的猜测，有80%的企业，或员工人数在300名以下的中小企业，均会通过外包企业email来降低成本、节省资金。比如某企业的首席分析师就认为，对中小企业而言，外包email更加划算。因为诸如硬件、软件、数据迁移、雇用技术支持人员所需支出的成本往往会让资金本就不甚充裕的中小企业捉襟见肘。
邮件外包趋势已成
除了中小企业外，大型企业也能从邮件外包中获益，哪怕只是外包email治理中的某一组件(比如安全或存档)。根据IDC分析师的猜测，到2010年，email存档市场将达到10亿的规模，而现在只达到该目标的三分之一。
通过服务等级协议(SLA)，企业邮件外包能确保更好的系统稳定性。在签署了正式的SLA后，一旦执行成效没有符合标的要求，企业可以向外包商索赔。但假如你是在公司内部自行治理email服务，那就很难去制定这类协议。
此外，外包商还能提供更好的升级能力与灵活性。比如让公司快速添加新的邮箱，或推出VoIP之类的新服务。
有利就有弊
相对以上优势，企业邮件外包也存在着一定的缺陷。比如对刚起步的公司来说，告知IT团队公司打算外包某项技术会影响IT人员的心绪，担心自己是否会就此失去工作。专家建议，在邮件服务外包后，公司治理人员可将相关的工程人员安排到公司内其它适合的技术岗位上，这能帮助企业节省不少成本，因为这些人员对公司的基础架构与企业文化早已了然于胸。
另外，或许有人会担心，由于自己企业的规模较小，因此在外包商眼里得不到足够的重视。其实，这种情况在实际中并不多见。
值得强调的是，公司必须确保任何在网络之间传输，或寄存于外包商服务器上的企业数据都有严密的安全与泄露防护机制。公司应当寻找一家具有实力和良好口碑的第三方提供商，并共同制定出具体的保密策略。此外，那些经常对自己的数据治理流程进行审核的外包商也是不错的考虑对象。
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