专案管理过程－工业工程网 _ 工业工程网
专案管理过程专案由多个过程构成，一般认爲过程是“産生结果的一系列行爲” （叁见PMBOK2000─PMI）。过程基本可以分成两类：一类是专案管理过程，描述了如何组织、规划和完成专案的各项工作；如果抛开“工作”之间的具体差异，将工作作爲 “任务” 看待，则专案管理过程可以适用於各种领域和各种类型的专案。另一类是産品过程，描述了如何获得或创造专案的産品，産品过程与专案的行业、类型和方**有密切的关系。本文主要讨论专案管理过程。
按PMI的定义，专案管理过程分成啓动、计划、执行、控制和结束5个过程组：
★ 啓动：确认和批准一个专案（或专案的一个阶段）的执行；
★ 计划：界定专案目标，确定实现目标的工作方案；
★ 执行：组织人力、协调{词语被屏蔽}资源以执行计划；
★ 控制：监控专案的实际进展与计划的偏差，并采取必要的纠正措施以确保目标的实现；
★ 结束：整理和移交专案成果，确保专案有序结束。
上述的5个过程组中，每个又可以分成一个或多个管理过程。从本期开始，我们将结合IT专案的实践讨论专案管理的一些重要的管理过程。
啓动和目标定义
专案的啓动是指承担专案的组织或个人承诺开始一个专案。从商务角度来看，最典型的承诺方式就是《合同》。《合同》明确承诺专案要达到的目标，也就是专案的预期结果或最终産品。一般来说，专案目标至少包括以下几个要素：
★ 工作范围：要做哪些事？
★ 进度计划：多长时间完成？
★ 预算成本：需要多少成本？
★ 质量标准：达到什麽要求。
这要强调的是：目标一定要明确具体（SMART原则），不能与方针或策略混爲一谈。例如“我们要到一个美丽的海岛去旅游！”就只是一种方略，而不能作爲一个目标。因爲“美丽”无法度量，什麽时间去也没有说清楚。如果作爲目标定义你可以说：“我们要在2002年8月前到海南岛玩10天，每人最多花5000元。当然前提是发1万元年终奖”。这个目标就非常明确、具体、可操作、可测量。值得注意的是其中还定义了专案的终止条件，实际上这也是在很多合同中可能提及的内容。 理想情况是专案开始时就应该有一个明确的目标，但现实工作中，特别是IT行业中则难以做到。一种情况是专案开始往往不十分清楚需要什麽，在专案中才逐渐明确；第二种情况是专案过程中目标常常会发生改动，不得不经常进行变更甚至返工。爲此，专案在啓动前中要注意把握以下几个原则：
与其事後花时间打官司，不如签合同前费点功夫讲清楚；
宁可事前消除客户不切实际的“期望”，也不要事後让客户“希望破灭”；
不光要承诺完成什麽工作任务，还要讲明约束条件和验收标准；
专案中的过程文档要完整保留；与约定不同的所有变更都要经双方确认并详细记录。
由於“专案”的産品提前不可见，因此专案的商务过程比普通商品买卖要复杂一些。因此，专案合同也要复杂一些，还可能需要{词语被屏蔽}文档进行额外的说明。这简单介绍一下软体发展专案所使用的一种说明性文档─《工作说明书》。《工作说明书》中详细定义专案的工作范围、交付産品、前提条件、验收标准和流程、进度计划、组织结构、双方职责、变更流程等多种条款，下面一一进行说明：
前言。介绍编写《工作说明书》的主要内容、编写目的、适用范围和效力、生效和终止的条件和日期等内容。
专案概述。说明专案要实现的主要业务功能；专案与现行系统和{词语被屏蔽}系统的关系；目标系统的硬体和软体结构。
工作范围。包括专案需要完成的工作、专案不包含的工作，还可能界定专案与外部的介面关系和介面方式。
主要交付物。定义各项工作産出交付物的名称、介质形式和産出时点；同时描述交付物应该满足的格式和内容的质量要求。
前提条件。定义专案工作所必须依赖但承约方无法控制或不承担责任的工作。比如客户自己采购设备，则设备按期到货是专案能按期完成的一个前提条件。
验收标准和流程。定义交付物的验收条件、流程以及双方在验收过程中的职责；可以明确规定按要求提交交付物後多少工作日内客户应该验收。
实施进度。专案大的阶段点和各阶段内细化的工作；工作的完成要以交付物或{词语被屏蔽}容易测量的标志作爲界定依据。
组织结构。定义专案的组织结构以及各个角色的责任，还可以明确说明专案中的沟通和决策机制。
双方职责。对与双方需要配合完成的工作（如需求分析），要明确说明双方各自承担的工作内容和担负的责任。
变更流程。明确规定专案发生变更时的处理流程，并对照组织结构声明最高的决策机构；最好在专案开始前对客户进行必要的培训。
版权及保密。声明最终産品的版权，资料的保密级别、保密期限等事项。
《工作说明书》可以作爲合同的一个附件使用，具有同等的法律效力。配合《工作说明书》中里程碑的定义，也可以在合同中规定各个里程碑的收款比例，避免专案最後发生重大变化而“血本无归”。实际上，与客户讨论和确认《工作说明书》确实比较费时间；但实际经验表明，早期的这项投入是非常值得的，特别是在与客户发生了分歧时更显重要。
综上所述，专案啓动前一定要有明确的承诺；IT服务专案可以用《工作说明书》定义工作的内容和要求，这对避免事後纠纷有重要的作用。
--文章来源：互联网
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